企事业行政后勤一体化管理解决方案

    一．    概述

    行政后勤工作对于任何一个企事业单位而言，都是非常重要的一个组成部分。
    古人云“兵马未动，粮草先行”。所谓粮草也就是今天的后勤补给。
    很多西方的经典的管理理论也把企业的行政后勤管理提到了很高的地位。在某些时候甚至超过对直接生产和技术研发的重视。
    由此可见从古到今，中外尽然，行政后勤管理工作的重要性是毋庸置疑的。
    从另外一个方面看，后勤管理工作又是细碎庞杂的。大到土木工程建设，人力资源管理，小到低值易耗品的领用等等，无不需要管理人员尽心尽力。随着经济的逐步发展，企事业单位的规模逐渐增大，导致后勤管理的工作量成倍地增长。工作效率成了制约后勤管理水平的瓶颈。

    虽然，随着技术的进步，发展提出了很多独立的计算机管理系统，比如，门禁管理，考勤管理，售饭管理，监控管理等等，解决了某一个方面的管理问题，但是，整个行政后勤的管理信息是离散的，非关联的，管理者很难掌控全局。

    目前，在国内大中型的企事业单位都已经基本完成了内部局域网的建设，有些单位甚至已经规划建设了非常超前的广域网带宽。应该说，管　　理信息的网络无纸化传递的基础已经基本具备。

    有鉴于此，我公司结合多年的企事业一卡通系统的开发、集成建设的经验，提出并开发了大型企事业单位行政后勤一体化管理系统，为企事业单位后勤行政管理的进一步现代化提供一个一体化高效的平台。

    二．    方案设计指导思想

    1.    力求涵盖已知的行政后勤管理的各个方面，整体全面地为用户提供人性化，贴近使用要求的管理模式；
    2.    系统严格做到信息集中存储，分布式运行管理的模式；
    3.    立足于成熟技术和产品的基础上，注意新技术和新产品的应用；
    4.    硬件设备兼容性好，可选品牌丰富；
    5.    较高冗余度的系统结构设计为系统扩展预留空间；
    6.    在满足用户的要求的同时尽可能地降低费用。。

    三．    总体方案

    企事业后勤行政管理工作归纳起来涵盖以下三个主要方面：

    1．    人力资源管理
    2．    物资设备管理
    3．    生活保障管理
    行政后勤一体化管理系统因此也相应地分为三大管理模块。

    1．    人力资源管理系统；
    2．    固定资产及库房管理系统，
    3．    生活保障管理系统。

    其中，人力资源管理系统，除了一般性的人员档案的管理外，还包括了考勤、门禁等具体事务性工作。

    固定资产及库房管理系统主要负责单位的固定资产定位、核查管理以及库房各种原材料、低值易耗品的进货、领用管理。

    生活保障管理系统则包括了食堂售饭系统、图书借阅系统、停车场管理系统、班车乘坐管理等等。

    行政后勤一体化管理系统以局域网为主要工作平台，采用数据集中存储管理，工作站点分布式设立的模式来建立。各个管理站点的管理人员可以在自己的权限范围内对上述三大系统中各个子系统的不同模块进行操作，实现管理工作的自动化。高级管理人员则可以根据职责所需的授权情况对系统相关的数据进行查询和监督。

    针对大型企业集团，行政后勤一体化管理系统支持广域网上的数据传递和共享。进一步提高管理的即时性。

    为了提高数据共享的水平和系统的使用率，系统采用先进的C/S、B/S混合编程的模式。做到管理的专业化和数据共享化的有机结合和和谐并存。

    行政后勤一体化管理系统不再是通常意义上的一卡通系统，而是全新的，综合性的，后勤行政信息管理系统。必将极大地提高使用单位的后勤行政管理的整体性、严密性和科学性。

    系统整体结构图见下页。

    四．    系统功能简介

    (一)    人力资源管理系统

    1.    人员档案信息管理子系统
    多达六十个项目的极为全面的人员信息记录，较好地覆盖了人事管理的日常需要。
    每个人员的资料分为五个部分：
    员工基本信息：详细登载了每个员工的自然状况和社会属性；
    工作简历：记录员工的工作历程；
    社会关系：登记员工的亲属的有关信息；
    奖惩记录：记录员工在本企业的奖惩情况；
    考评记录: 记录员工在本企业的绩效考核情况；
    培训记录：涵盖各种技能的培训以衡量员工的潜能。
    该子系统还提供方便快捷的人员信息的增删改查的操作功能。树状结构的部门显示方式对单位内部的人员调动和信息查找极为有利。

    2.    门禁考勤管理子系统

    考勤管理系统主要由考勤机、门禁考勤机、读卡器、控制器、电控门锁等硬件设备和专业的考勤软件组成。其中考勤机或门禁考勤机可以采用485通讯方式或ＴＣＰ／ＩＰ通讯方式与计算机连接。为了保证系统在停电状态下仍能继续正常工作，还需要配备UPS系统（不间断电源）。
    具体的工作流程如下：
    在单位工作区或者工作区门口安装考勤机或考勤门禁机；
    工作人员出入均须在考勤机或门禁机上刷卡；
    对于考勤机，刷卡有效，自动记录一条有效考勤记录；
    对于门禁机，卡片有效，电控门锁打开；
    非法卡片的划卡信息作为侵入事件可供事后查询；
    读卡控制设备记录并实时将划卡记录上报给管理计算机；
    专用的考勤软件可以智能判断职工的出勤情况；
    管理软件可以任意设定各个门各类人员的进出权限。
    本系统可以兼容多种考勤机和门禁控制器。对于有特殊要求的用户还可以考虑安装三棍闸、摆闸等通道管理设备。

    门禁考勤系统结构示意图

门禁子系统结构示意图

考勤管理子系统结构示意图

    人力资源管理系统可以扩展成人力资源管理OA系统。单位内部各个二级部门的人力管理人员可以借助该系统实现文件的和信息的无纸传递、批复等功能。

    对于有条件的用户，可以实现到岗考勤。例如，利用计算机网络系统，实现员工在工作岗位登陆考勤等方式，进一步加强企业内部的管理的科学性和严密性。

    (二)    固定资产管理系统

    固定资产管理系统由固定资产登记子系统和固定资产巡检子系统组成。

    固定资产登记子系统的主要功能是登记记录每一件固定资产的基本信息，如购入时间，资产总额，所属部门，使用负责人等。管理人员可以对记录的信息进行增删查改等操作，使记录信息与实际情况相符。必要时可以与财务软件关联实现固定资产的定期折旧。

    固定资产巡检子系统的主要功能是利用条码数据采集器实现按部门或使用人、责任人进行固定资产核查的功能。必要时可以实现新增固定资产信息的录入和上传，提高管理工作的效率。

    由于不同的单位的管理模式不尽相同，因此，这一部分的具体流程和功能不作具体陈述。我公司承诺为每一个客户订制开发该系统以更好地满足用户的使用要求。

    (三)    生活保障体系管理系统

    1.    系统组成
    生活保障体系是指大中型单位为自己员工提供的食堂就餐、洗浴以及图书借阅等福利性机构。利用自动识别系统可以很容易地实现上述体系的计算机管理。

    根据各单位需求的不同，本系统可以分为食堂售饭管理子系统、洗浴控水子系统，图书借阅管理子系统等多个部分。每一个子系统负责一个具体的工作。各子系统独立运行，信息集中存储并与其他系统实现共享。

    2.    食堂售饭管理子系统
    食堂售饭管理子系统由固定式售饭窗口机、移动式售饭手持机、窗口机联网卡、管理计算机、发卡机以及打印机、UPS电源等通用设备和售饭系统管理软件组成。

    售饭窗口机与计算机之间采用485通讯方式。移动式售饭手持机与计算机之间采用串口通讯方式。

    系统的基本结构见下图。

    具体的工作流程如下：

    在食堂售饭窗口安装售饭窗口机；
    单位职工在管理部门办理就餐卡或者职工卡的登记并存款；
    职工持卡到食堂就餐时在窗口机上划卡；
    按购买食品的情况由食堂工作人员收费；
    卡内余额不足，职工可到管理部门存款；
    可以进行挂失、解挂、重办卡等操作；
    售饭管理软件可以查询打印食堂收入情况以及每个人的消费情况。
    管理软件可以按照级别发放补助。
    对于部分需要在岗位上就餐的职工，可由食堂的工作人员送餐到岗，用售饭手持机收款。

    根据各个单位的具体情况，我公司可以对售饭管理的具体模式进行调整。比如可以把售饭与考勤关联起来实现当日不上班当日不能就餐的管理模式。

    3.    洗浴控水管理子系统
    洗浴控水管理子系统由水控器、电动阀、管理计算机、水控器联网卡、发卡机、专用电源以及打印机、UPS电源和管理软件组成。 

    具体的工作流程如下：
    在浴室的淋浴喷头安装水控器和电动阀；
    单位职工在管理部门办理洗浴卡或者职工卡的登记并存款；
    职工持卡到浴室洗浴时在水控器上划卡；
    电动阀动作，淋浴喷头出水同时水控器计时收费；
    再划卡，电动阀关闭同时计时结束，停止收费；
    卡内余额不足，职工可到管理部门存款；
    可以进行挂失、解挂、重办卡等操作；
    洗浴管理软件可以汇总打印浴室的收入情况以及每个人的洗浴消费情况。
    管理软件可以按照级别发放补助。
    根据各个单位的具体情况，我公司可以对洗浴管理的具体模式进行调整。比如可以把洗浴与考勤关联起来实现当日不上班当日不能洗浴的管理功能。

    4.    图书借阅管理子系统

    相对而言，图书借阅子系统比较简单。主要的功能是实现职工卡与所借阅图书的关联。通过必要的设定可以实现借阅限量、到期催还等功能
    5.    班车乘坐管理子系统
    利用手持设备实现职工乘坐班车的计次或计价管理。
    职工凭借职工卡乘坐班车。管理人员利用移动POS机读卡监督。
    如果管理需要，可以提供每位职工每个计量时间段的班车乘坐次数等统计数字。

    6.    停车场管理子系统
    随着收入水平的提高，职工驾乘私人车辆上下班的情况日益突出。对于一些提供对外服务的单位，停车场的收费与管理也是一个很重要的工作。
    利用职工卡、临时停车卡、手持收费机配合电动道闸、计算机可以实现停车场自动计费、自动进出等功能。
    由于各单位停车场的情况不尽相同，管理的模式也不完全一样，因此系统的组成也不固定。基本的系统结构如下页图所示。

    (四)    查询管理系统

    管理查询系统的主要功能是方便单位的各级管理人员根据各自的管理范围和授权情况查询和监督各项工作的进展情况。 

    五．    系统的扩展

    实际上企业内部所有关联职工的活动都可以采用计算机和自动识别技术予以管理。例如建立企业内部餐厅，企业内部职工互助超市等等。利用企业内部的职工卡，形成相对独立的消费环境。

    作为一家专业的系统集成企业，我公司可以在上述系统基础上为用户单位订制开发所需的其它管理系统，以满足用户的管理要求。

    六．    结束语

    信息管理的集中化是一种必然趋势。作为企业或者一个机关、事业单位的重要组成部分的后勤管理走向集中、综合管理也是发展的必然。我公司的《企事业单位行政后勤一体化综合管理系统》是我们的一个探索和尝试。希望这个产品能够给您的工作带来高效便捷，带来效益，成为您工作中的好助手。