德生“访客易”-二代身份证登记系统传统门卫登记解决方案

    目前大多数的通信企业临时来访人员的管理主要采用来访登记制度，一般临时访客门卫要求其出示证件或进行简短的询问，及其的不方便。在这种情况下，一方面严重影响单位形象，另一方面为了维护单位安全，保安工作很难做。另外就算登记，大部分来访人员也是极不情愿的，登记的信息往往字迹潦草，难以辨认，或者干脆胡乱登记一通应付保安了事。这样登记的资料，一旦发生安全事故需要查证，不仅查询困难重重，而且资料的准确度极差，经验表明，基本上起不到安全防范的作用。

    一、传统门卫管理方式的分析

    政府机关、企事业单位、部队、学校、居民小区等一般均在大门出入口处设置门卫或传达室，对进出的非本单位人员（包括车辆）进行管理及咨询服务，管理及咨询服务的内容主要包括查验出入者的身份及记录进出时间、引导出入及联系被访者等。
    通常，来访人员进出单位的一套完整的流程如下： 

图1-1 来访人员进出流程

    下面让我们来分析一下这种传统的门卫管理方式所花费的人力、物力、时间及成效：

    （1） 门卫管理人员咨询服务、查验证件、查看填写的会客单、电话联系被访者，一套完整的、负责任的流程下来，费时费力，门卫工作量大，来访者嫌繁琐，影响了单位的整体形象及办事效率。
    （2） 由于门卫管理人员枯燥且较大的工作量，漏检漏登、串访的现象就会出现，往往使得门卫管理制度流于形式。
    （3） 来访者填写的会客单，往往笔迹潦草不清，可追溯性差，又无法核对其真实性。
    （4） 门卫管理一般只注重入门管理，对出门往往疏于管理。尤其在大门很多的单位，由于没有记录来访人员的有效方法，进门、出门都出现了散乱、很难管理的局面。
    （5） 对人员的查询分析非常不便，要找到一个人来访的次数、具体的来访时间和结束时间都非常困难，更无从分析。也直接导致了经常来访者每次来访都要出示相同的证件、填写相同的信息。
显而易见，这种传统的门卫登记管理已经不能适应社会的发展需求，越来越需要出现一种先进的、省时省力、科学的门卫管理系统。随着人员流动越来越频繁，现在社会各单位门卫管理承受的压力也越来越大，越来越多的单位将如何解决现有门卫管理列入议事日程之中。

    二、应用信息技术的德生“访客易”的优势

    我们所说的“门卫管理”，其管理的主体是“人”，也就是我们所说的“访客”，在各行各业都大力提倡“以人为本”的环境下，门卫管理也应该以“访客的需求”为核心，在保证“安全门卫”的基础上，应尽可能应用信息技术使访客管理“智能化”。
    访客管理的“智能化”能够体现在哪些方面呢？或者说，对于传统的门卫管理，德生“访客易”具有哪些优势呢？ 

    （1） 智能化——了解单位、明确访问对象
    有的访客是第一次来访，对访问单位不是很了解，而且不明确此次访问应该对应哪个部门、哪个人或哪个楼层、哪个房间。
    传统方式：向门卫咨询，有的门卫对单位部门及人员并不熟悉，无法给访客以明确答案，而且，由于来访无确定被访对象，往往被拒之门外。
    智能化：点点鼠标，介绍单位，包括部门、职能、人员及电话、房间号等等，访客自行查询。根据单位需要，也可设置人员的日程安排，访客可查询到当前能否访问。同时，

    （2） 电话语音——直接建立与被访者的语音通道
    传统方式：门卫根据访客提供的信息，查询被访者电话号码，并电话联系，告知访客的姓名及事由。若访客多，门卫一一电话传答，累；且均为转告，姓名及事由往往说不清楚，费时费力。
    智能化：访客自行查询系统，点击被访者姓名（或照片），则自动进行电话语音呼叫。门卫可根据被访者提供的指示选择准入或禁入。

    （3） 扫描——身份证、工作证、介绍信等证件扫描存储
    传统方式：门卫一般只是查看一下证件，并不存储，事后不便追查。有的单位可能复印留存，但复印质量不佳、有的证件复印不方便、复印存在一定成本、复印件不易管理和查询、复印证件与访问时间的对应关系。
    智能化：结合软件，扫描存储当前访客的证件信息。对于非首次来访的访客，在软件中登记姓名时，会自动检测是否已存在记录，若已存在，门卫管理人员可根据情况选择不再录入或扫描，加快登记时间。

    （4） 数码拍照——数码像机（或数码摄像头）拍摄访客头像，与其它信息一起存储
    传统方式：无法存储访客照片信息，即便是复印证件，由于证件照片清晰度差和时效性差，因此可用性差。
    智能化：可设置数码相机或数码摄像头，在访客登记或呼叫被访者的同时拍摄照片并存储。姓名、单位等文字资料，加上扫描的证件信息和拍摄的照片信息，加上系统自动记录的来访时间信息、软件定义的被访者部门及人员信息，形成一套完整的访客来访数据资源。

    （5） 打印——系统自动打印会客单
    传统方式：访客需填写两栏的会客单，内容一般包括“访客姓名”、“单位”、“同行人数及姓名”、“证件名称及证件号”、“联系电话”、“被访者姓名及部门”、“访问事由”、“来访时间”等。访客填写，一是费时，二是字迹易潦草，三是内容易简单或验证困难。通常，访客拿会客单的一栏进入，由被访者签字，出门时再交给门卫，但忘记签字、出门不交的现象经常发生，久而久之，此制度难以继续执行。 

    智能化：通过德生“访客易”的一系列配套功能，辅以微型打印机自动打印会客单。若门卫在计算机输入方面有困难，可以只打印出自动记录的信息，如来访时间、被访人姓名部门等，访客在打印的会客单上再填写姓名和单位信息，相对会节省填写的时间。

    （6） IC卡与门禁—— 
    智能化：由门卫登记管理时，根据被访者的所在，发放相应的IC卡，由访客刷卡进门。也可设置IC卡的密码的实效性，即在规定时间内可用。
　　　　
    三、应用德生“访客易”的意义

    （1） 安全有效性：门卫管理的基本要求是“安全”要求，应用德生“访客易”，以电子方式记录和存储访客的证件资料、照片、进出时间、被访部门或被访者、门卫管理者，一旦出现安全问题，可有效追查。

    （2） 访问高效性：门卫管理人员的简单操作，省时省力；访客的自行操作，直接建立与被访者的联系；历史数据的查询调用，避免重复；各大门联网，任意进出……这些均体现了访问的高效性。

    （3） 树立单位形象：门卫管理是单位管理形象的一个门面，而且是第一门面，门卫管理的好与差，直接影响到单位的形象。把科学先进的信息技术应用于门卫管理，体现了单位信息化应用的广度和深度，其安全的有效性和访问的高效性，使门卫管理人员工作更加负责，使访客对单位的形象更加认可。

    （4） 科学统计与分析：门卫管理不仅仅是单纯的记录进出、安全保卫，对于某些单位而言，有哪些人来访、哪些单位来访、访问哪些部门或人员、各个时间段的来访量、来访者的来访次数等等，这些统计数据往往成为问题分析与领导决策的一个重要依据。

    更多访客管理案例尽在; http://www.4007169008.com